Descubra como remover submissões incompletas no OJS

Uma queixa recorrente entre os editores de revistas científicas que utilizam o Open Journal Systems (OJS) é a presença de submissões incompletas na lista de submissões da revista. Essas submissões, quando numerosas, inflam o volume de submissões ativas e dificultam uma visualização clara e rápida do fluxo de trabalho. Mas como surgem essas submissões incompletas e como podem ser removidas? É sobre isso que vamos discutir neste post.


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Submissões incompletas no OJS

Figura 1. Visualização de submissões incompletas no painel de Submissões Ativas, inflando o número total de submissões em fluxo de trabalho.Figura 1. Visualização de submissões incompletas no painel de Submissões Ativas, inflando o número total de submissões em fluxo de trabalho.

Toda vez que uma nova submissão é iniciada no OJS, o sistema registra, em sua base, uma nova entrada de dados e atribui um identificador único a ela (números à esquerda na lista de submissões). Esse registro já constará como um artigo no banco de dados e será feito mesmo que nenhuma informação tenha sido fornecida ao formulário de submissão pelo usuário que o iniciou.

Enquanto essa submissão iniciada não for concluída, ela aparecerá, tanto para o usuário que a iniciou, no painel de Fila, quanto para os editores da revista, no painel de Submissões Ativas, como uma submissão incompleta.

É como se o sistema já reservasse o ID do artigo (identificador único) para aquela submissão iniciada e desse a oportunidade ao usuário de concluí-la posteriormente, sem descartar o processo iniciado.

Situações de ocorrência

O que acontece é que, em muitos casos, ao perceber que não dispõe de todas as informações solicitadas pelo formulário de submissão, o usuário abandona o seu preenchimento. Depois, ao retornar ao sistema para prosseguir com a submissão, ele inicia uma nova, em vez de dar continuidade à submissão iniciada.

Também pode acontecer de um usuário inexperiente no OJS decidir explorar a sua interface e clicar no botão Nova Submissão para descobrir o que há na página seguinte, mesmo sem ter em mãos as informações do artigo. Ao fazer isso, uma nova submissão é registrada no sistema, mesmo sem ter qualquer informação vinculada a ela.

O simples carregamento do formulário de submissão rápida (Plugin Quick Submit) também realiza a mesma ação de registrar um novo ID de artigo. Ou seja, o simples fato de clicar no link de acesso ao formulário de submissão rápida (Figura 2) já registra uma nova submissão no banco de dados do sistema. Se esse formulário não for concluído, uma nova submissão incompleta terá sido criada.

Figura 2. Link de acesso ao plugin Quick Submit (Submissão Rápida), em Ferramentas > Submissão rápida.Figura 2. Link de acesso ao plugin Quick Submit (Submissão Rápida), em Ferramentas > Submissão rápida.

Por saber qual é o usuário que inicia uma submissão, o sistema já o coloca como um dos contribuidores (autores) do trabalho, sendo esta a única informação existente vinculada ao ID do artigo de uma submissão incompleta (Figura 1). Em casos de submissões incompletas geradas por um formulário de submissão rápida (Figura 2), nem mesmo esta informação estará vinculada ao registro (Figura 3).

Figura 3. Exibição de uma entrada de submissão incompleta sem qualquer dado vinculado a ela, além do seu identificador único (ID do artigo).Figura 3. Exibição de uma entrada de submissão incompleta sem qualquer dado vinculado a ela, além do seu identificador único (ID do artigo).

Instâncias OJS que receberam atualização para uma versão 3.x a partir de uma versão 2.x também podem ser surpreendidas com o aparecimento repentino de diversas submissões incompletas, uma vez que essa característica de gerar e armazenar a entrada de dado de um novo artigo no banco é antiga. No entanto, em versão anteriores à 3.x, a interface do sistema não exibia esses registros incompletos para o editor.

De fato, as submissões incompletas são registros que, em grande quantidade, podem se tornar bastante inconvenientes. A boa notícia é que é possível excluir esses registros utilizando tanto os recursos habituais do fluxo de trabalho quanto um plugin avançado para desenvolvedores.

Solução manual para editores

Toda submissão que conste nos painéis de Submissões possui um botão de visualizar à direita (Figuras 1 e 3), que levará à visualização do Fluxo de Trabalho do artigo. Essa visualização terá sempre o mesmo padrão de URL, variando apenas em alguns dados:

Figura 4. Visualização de uma página de Fluxo de Trabalho, com destaque para a URL da página.Figura 4. Visualização de uma página de Fluxo de Trabalho, com destaque para a URL da página.

Na barra de endereços destacada na Figura 4 acima, podemos identificar algumas informações grifadas em vermelho em uma destacada em verde. Vamos entender as informações que constam na URL https://journals.peletron.science/index.php/revistapeletron/workflow/index/14/1 em destaque:

  • journals.peletron.science/ - refere-se ao domínio do site, o seu endereço principal;
  • index.php/ - informação fixa da URL, necessária para construção das páginas e suas respectivas URLs;
  • revistapeletron/ - caminho da revista, definido em sua configuração inicial ou através do menu Administração > Revistas Hospedadas > Caminho;
  • workflow/index/ - sufixos correspondentes à visualização do fluxo de trabalho da submissão;
  • 14 - identificador único da submissão (ID do artigo);
  • 1 - etapa ativa do fluxo editorial.

Diferentemente da visualização do Fluxo de Trabalho (Figura 4) exibida ao clicar no botão Visualizar de um artigo ativo, quando se clica no botão Visualizar de uma submissão incompleta (Figuras 1 e 3) , a página exibida é o próprio formulário de submissão, para que seja dada continuidade à submissão iniciada previamente. No entanto, é possível carregar a visualização de Fluxo de Trabalho para uma submissão incompleta manipulando os dados diretamente na URL.

Tomemos como exemplo a remoção do artigo apresentado na Figura 3, que possui o valor 28 como seu identificador (ID). Para remover esta submissão da lista de artigos ativos utilizando este método, basta copiar a URL de qualquer artigo ativo e modificar para os dados correspondentes à submissão incompleta.

Neste exemplo, utilizaremos a URL do artigo 14, apresentado na Figura 4. Alterando o valor do artigo na URL, teremos o seguinte resultado:

De:

https://journals.peletron.science/index.php/revistapeletron/workflow/index/14/1

Para:

https://journals.peletron.science/index.php/revistapeletron/workflow/index/28/1

Figura 5. Visualização do Fluxo de Trabalho de uma submissão incompleta, alterando o ID na URL do artigo.Figura 5. Visualização do Fluxo de Trabalho de uma submissão incompleta, alterando o ID na URL do artigo.

Repare que, desta maneira, conseguimos visualizar a submissão incompleta na visualização padrão do Fluxo de Trabalho, onde podemos encontrar o botão de Rejeitar Submissão no quadro à direita (Figura 5). Basta clicar no botão para rejeitar a submissão e enviá-la para o painel de Arquivo, como uma submissão rejeitada (Figura 6).

Figura 6. Visualização da submissão, antes incompleta, agora, rejeitada e removida do painel de Submissões Ativas.Figura 6. Visualização da submissão, antes incompleta, agora, rejeitada e removida do painel de Submissões Ativas.

Solução avançada para programadores

O OJS possui alguns scripts php que podem ser utilizados como ferramentas via SSH. Um deles é o script deleteSubmissions.php. Para utilizar este método, basta fazer um levantamento de todos os IDs de artigos incompletos e utilizá-los no seguinte comando, a partir do diretório raiz do OJS no servidor:

php tools/deleteSubmissions.php <SUB1_ID> [<SUB2_ID> ...]

Tomando como exemplo os artigos incompletos da Figura 1, teríamos o seguinte comando:

php tools/deleteSubmissions.php 2050 2105 2116 2132 2135 2138

Utilize este recurso com bastante prudência e atenção pois os artigos removidos dessa maneira não podem ser recuperados. Se o ID de um artigo publicado ou em fluxo de trabalho for informado neste comando, ele será eliminado do banco de dados de imediato.

Quando devo remover as submissões incompletas?

O recurso de armazenar submissões incompletas não é despropositado. Ele permite aos autores dar continuidade futura a um processo de preenchimento que precisou ser interrompido. Os autores podem se beneficiar quando o sistema armazena dados de uma submissão já preenchida, mas que precisou ser interrompida para um complemento futuro.

Considerando isso, podemos perguntar: quando, então, devemos remover submissões incompletas? Aqui temos algumas dicas:

  • Leve em consideração a progressão dos seus identificadores únicos dos artigos (IDs). Se o seu sistema possui submissões incompletas com IDs entre 1 e 20, por exemplo, e sua revista já está publicando submissões com IDs na casa dos 500, é bem possível que muito tempo tenha transcorrido e, dificilmente, essas submissões incompletas serão continuadas. No entanto, essa progressão vai variar de revista para revista, de acordo com o volume de submissões que recebe.
  • Considere o tempo transcorrido a partir de submissões já publicadas. Considere que sua revista possua submissões incompletas com IDs até de 1200 e você já publicou artigos com IDs a partir de 1300. Há uma grande chance dessas submissões incompletas terem, ao menos, 3 meses de iniciadas. Quanto mais tempo transcorrido, menor a chance de uma submissão incompleta ser retomada.
  • Busque por submissões com títulos semelhantes. Há casos em que submissões incompletas possuem um título cadastrado. Nesses cenários, utilize termos-chave do título da submissão incompleta e utilize o campo de busca nos painéis de Submissões Ativas e Arquivo para localizar artigos com títulos semelhantes, pois o mesmo artigo já pode estar em fluxo de trabalho. Não é raro que, ao abandonar o preenchimento de uma submissão, o autor inicie uma nova para o mesmo trabalho.

Conclusão

A presença de submissões incompletas no Open Journal Systems (OJS) pode, de fato, tornar a gestão editorial mais complexa e dificultar a visualização do fluxo de trabalho. No entanto, ao entender como essas submissões surgem e ao adotar as estratégias apropriadas para sua remoção, editores podem manter suas listas de submissões organizadas e operacionais. Seja através da solução manual, manipulando URLs e rejeitando submissões individualmente, ou utilizando scripts avançados para uma limpeza mais abrangente, é possível gerir eficientemente essas entradas. Com essas práticas, os editores de revistas científicas podem garantir um processo editorial mais fluido e eficiente, focando na publicação de pesquisas de qualidade.

 

 

Atualizado em Segunda, 08 Julho 2024 12:04
Eugênio Telles

Eugênio Telles

Eugênio Telles é publicitário pós-graduado em Marketing Digital pela ESPM-RJ, fundador e diretor executivo da GeniusDesign e consultor OJS há mais de 10 anos.

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