Blog sobre OJS e Periódicos Eletrônicos

Estrutura operacional e de custos para uma revista científica de acesso aberto

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Qual a estrutura técnica e humana necessária para se criar e manter uma revista científica de acesso aberto? Essa não é uma dúvida incomum para editores que pretendem lançar uma revista científica. Nós mesmos já nos deparamos aqui com muitas consultas de editores que apresentavam desconhecimento de alguns requisitos mínimos importantes para começar, e foi por isso que resolvi escrever este post.

Tudo o que vou compartilhar aqui provém da minha experiência de trabalho com diversas equipes editoriais pelo Brasil, sejam de IES privadas e públicas, clientes nossos na GeniusDesign, ou apenas consultas recebidas ao longo dos últimos anos.

Também é importante ressaltar que nossa experiência com SEER é, principalmente, com o OJS. O Open Journal System é um software gratuito, como você deve saber se leu este post sobre o sistema de editoração eletrônica de revistas (SEER) mais utilizado no Brasil. O fato do OJS ser gratuito não significa que você não terá custos.

Neste texto você encontrará todas as atividades e os serviços necessárias para se iniciar e manter uma revista científica baseada no OJS. Explicarei cada um dos serviços citados com suas estimativas de custo.

  1. Servidor (Hospedagem)
  2. Software de Editoração Eletrônica de Revista (SEER)
  3. Domínio (endereço do site)
  4. DOI
  5. XML
  6. Equipe
    1. Técnica
    2. Editorial

1. Servidor (Hospedagem)

O servidor de hospedagem nada mais é do que um computador especialmente equipado para armazenamento (hospedagem) de sites. São computadores com hardware específico, que ficam ligados de maneira ininterrupta à internet, para que o acesso aos sites nele hospedados sejam devidamente processados.

Este é um serviço de infraestrutura tecnológica indispensável para você que pretende utilizar o OJS. Este não é um software que você consegue baixar e instalar no seu Windows, por exemplo. Para executá-lo, é necessário que ele seja transferido para um servidor web e receba todas as configurações necessárias de conexão a banco de dados e armazenamento de arquivos.

A escolha do servidor deve ter como referência os requisitos mínimos do OJS ou de qualquer outro sistema que você deseja executar nele. Os serviços de hospedagem comercial são variados, mas, no geral, todos eles possuem os requisitos básicos necessários para executar o seu OJS. Isso não significa que ele executará com a performance, estabilidade ou suporte desejáveis.

Especialmente com relação a suporte, servidores comerciais comuns não dão suporte a uso de ferramentas, como o OJS, mas apenas a assuntos relacionados ao funcionamento do serviço de hospedagem. Quando um cliente reporta alguma dificuldade com o sistema, o serviço de suporte dessas empresas não o auxilia na resolução da questão, se o funcionamento do servidor estiver normal.

Empresas que oferecem hospedagem especializada no OJS, como a GeniusDesign, oferecem um serviço diferenciado, voltado para as necessidades do gerente, editor ou toda a equipe editorial da revista. Os diferenciais vão desde a capacidade de espaço ilimitada (o OJS armazena muitos arquivos de manuscritos, revisões e composições finais, ocupando bastante espaço no servidor), backup diário e suporte às configurações do sistema, até questões relativas a suporte operacional (uso do sistema).

Se você está em uma instituição pública ou uma IES e pretende lançar uma revista em OJS, é bem provável que a sua empresa já possua uma infraestrutura de servidor, seja ela própria ou terceirizada. Neste caso, você pode verificar com o departamento de TI a viabilidade de instalar o OJS neste servidor, o que, provavelmente, não geraria custos extras.

Mesmo que o seu caso seja o acima descrito, pode ser que o departamento de TI não disponha de capacidade técnica para atende-lo. Em um caso assim, é possível contratar um serviço de hospedagem externo e configurar um subdomínio específico para sua revista, vinculado ao domínio principal da sua instituição. No tópico 3 sobre domínios entraremos mais detalhadamente nesse assunto.

Custo

  • R$ 29,90 / mês - plano básico de uma das principais empresas de hospedagem no Brasil (HostGator)
  • R$ 200,00 / mês - plano de hospedagem especializada, com suporte técnico ao OJS e atualizações do sistema já inclusos (GeniusDesign).

2. Software de Editoração Eletrônica de Revista (SEER)

Estamos tratando neste texto especificamente do OJS - Open Journal System. Há outras soluções no mercado, como aquelas que dispensam a contratação de um servidor (serviços cloud). Nesses casos, o software não fica sob o seu controle e você não terá direito a um backup do sistema, por exemplo, com todos os seus dados, se assim desejar. Você assumirá uma mensalidade que lhe dará direito a utilizar o software e editar a sua revista no serviço cloud.

Não ter um software sob a sua administração como gestor da revista pode ser algo temeroso, pois você terá pouco domínio sobre o seu conteúdo. Se por acaso você desejar ou precisar trocar de fornecedor (instituições públicas, por exemplo, firmam muitos contratos tendo como critério de seleção o menor valor, sendo necessária a troca de fornecedor), pode acabar perdendo todo o seu conteúdo ou, ainda que o receba, não será facilmente integrado ou restaurado em outros ambientes.

Há ainda revistas que optam por outros sistemas, como Wix ou Wordpress. A utilização de CMS's (content management systems, gerenciadores de conteúdo) não é a melhor solução para quem deseja gerenciar uma revista eletrônica. Apesar de serem superiores ao OJS em recursos visuais, interativos e de marketing, tais sistemas não possuem extensões ou plugins que permitam o gerenciamento do fluxo editorial de maneira eficaz e também não possuem as metatags dos artigos científico, informações que são interpretadas por outros sistemas, fundamentais para indexação no Google Acadêmico, por exemplo.

O OJS é uma solução completa de gerenciamento de periódicos, permitindo grande controle sobre o fluxo editorial, configurações de revisões às cegas, integração com plugins específicos da área acadêmica, como ORCID, DOI e tantos outros, além de diversas outras funcionalidades desenvolvidas especificamente para o gerenciamento de uma revista científica de acesso aberto. Aqui no nosso blog encontrará bastante informação que poderá te ajudar a conhecer melhor este software (como controle de papéis editoriais e permissões, fluxo editorial e plugin nativo do DOI).

Custo

  • Não há custo para aquisição do software, bastando baixá-lo diretamente do site do Public Knowledge Project, desenvolvedor do sistema. [Baixar OJS]
  • Se você não contar com um departamento de TI ou um profissional para auxiliá-lo na instalação, você poderá ter algum custo com equipe de TI. Tratarei mais especificamente deste ponto no tópico 6.
  • O serviço de hospedagem da GeniusDesign já inclui a instalação do sistema no servidor e suporte técnico, deixando o sistema pronto para criação e configuração da revista.

3. Domínio

Imagine que você queira fazer-nos uma visita em nosso escritório, mas para isso, você dispõe apenas de números para encontrar o nosso endereço. Para fazer-nos a visita, você precisaria do nosso CEP (22410002), do número do nosso edifício (414) e do número da nossa sala (718), correto? Vamos escrever este endereço composto apenas por números da seguinte maneira: 22410002.414.718.

Imagina a loucura que seria para comunicarmos nossos endereços dessa maneira, utilizando apenas números?

Situação semelhante acontece com os endereços dos sites. Como vimos no tópico 1, um site deve estar, necessariamente, hospedado em um servidor para estar acessível. O endereço desse servidor é identificado por um número de IP - Internet Protocol, ou Protocolo de Internet. Assim, ao digitar o endereço de IP de um servidor em seu navegador, você realizará uma visita ao site correspondente. Imagine a dificuldade que seria para memorizarmos números de IP?

Para facilitar os acessos humanos aos sites na internet, criaram-se os domínios, que são como endereços amigáveis, compreensíveis por nós humanos. Desta forma, você pode comprar o registro de um domínio, como periodicoeletronico.com.br, e apontá-lo para o servidor que você desejar. Desta forma, na configuração deste domínio, você irá inserir o IP do servidor em que seu site está hospedado.

Se os servidores são como os edifícios, os domínios são como apartamentos. Mas no caso da internet, você pode mudar de edifício (servidor), mantendo sempre o mesmo "número" do apartamento (domínio). Assim, você pode trocar o seu site de servidor quantas vezes for necessário, mas manter sempre o mesmo domínio, ou seja, o mesmo endereço do seu site.

No Brasil, os domínios nacionais (.com.br, .org.br, .edu.br, etc) são gerenciados pelo Comitê Gestor de Internet no Brasil (CGI.br), mas especificamente através do serviço registro.br, que é a ferramenta responsável pelo gerenciamento de domínios. Domínio internacionais (.com, .org, .io, etc) podem ser adquiridos junto a diversas empresas que oferecem também serviços de hospedagem (como a própria HostGator, citada anteriormente).

Se você já possui um servidor para hospedar a sua revista, você certamente precisará de um domínio para poder divulgar o endereço web da sua revista e receber acessos. Você pode adquirí-lo através dos exemplos dados acima ou verificar com o departamento de TI da sua instituição a possibilidade de adquirir um subdomínio para o seu site.

Um subdomínio é um recurso de configuração no nível do servidor em que você pode criar um "domínio dependente" ao domínio principal. Tomemos o conjunto de sites da empresa Globo Comunicação e Participações S.A como exemplo. O domínio principal de seu site é o globo.com, onde são exibidos os diversos produtos e canais da empresa. A organização dos serviços da empresa segue o padrão de se atribuir um subdomínio aos respectivos serviços, vinculando-os ao domínio principal. Assim, o canal de notícias da empresa é o g1.globo.com, o de esportes ge.globo.com, o de variedades e entretenimento gshow.globo.com, e assim sucessivamente.

Portanto, se você está subsidiado em uma instituição que já possui uma estrutura de servidor e um domínio institucional (como universidade.edu.br, por exemplo), você poderá requisitar ao departamento de TI de sua instituição para, além da hospedagem de seu OJS, criar um subdomínio chamado revista.universidade.edu.br (conforme exemplo dado) ou ojs.universidade.edu.br para sua revista.

Outra possibilidade também é, no caso de você estar subsidiado em uma IES, desejar utilizar um subdomínio da instituição, conforme exemplo dado acima, mas o departamento de TI desta não dispõe de recursos ou conhecimento para viabilizar a instalação do OJS para você, é possível contratar um serviço de hospedagem externo, como o da GeniusDesign, e apontar o subdomínio de sua revista, vinculado ao domínio principal de sua instituição, para o serviço de hospedagem contratado. Nós hospedamos algumas revistas que se utilizam desta estrutura, mantendo o site principal da instituição em um serviço de hospedagem, próprio ou terceirizado, e o serviço especializado de hospdagem de revistas científicas com a GeniusDesign. Eis alguns exemplos de revistas hospedadas conosco, com apontamento de subdomínios para o nosso servidor:

  • datainscience.com.br / ojs.datainscience.com.br
  • esuda.edu.br / revistas.esuda.edu.br
  • nuped.com.br / journal.nuped.com.br
  • rbc.org.br / revista.rbc.org.br
  • sbsociologia.com.br / rbs.sbsociologia.com.br
  • simep.com.br / revista.simep.com.br
  • unileao.edu.br / interfaces.edu.br
  • univs.edu.br / riec.univs.edu.br

Custo

  • Domínios nacionais = R$ 40,00 / ano
  • Domínios internacionais = R$ 45,00 - R$90,00 / ano

4. DOI

O DOI, Digital Object Identifier ou Identificador de Objeto Digital, é muito importante para qualquer revista científica. Ele é um identificador único, apresentado na forma de link, utilizado para identificar e autenticar trabalhos digitais, entre artigos científicos, livros e capítulos de livros, anais de eventos, etc. Eu já publiquei aqui no blog um texto bem completo sobre o que é o DOI e como funciona o seu plugin nativo no OJS.

Para se obter números DOI para os seus artigos, é necessário ser um membro CrossRef. Há 2 maneiras de se tornar um membro CrossRef: através da associação direta ("membro CrossRef") ou a associação através de um patrocinador ("membro patrocinado").

Um membro CrossRef deve cumprir uma série de obrigações da entidade, além de arcar com os custos anuais e por utilização dos serviços, como os depósitos DOI, por exemplo. Outra forma de se tornar membro CrossRef é através de um membro patrocinador. Caberá ao membro patrocinador cumprir com as obrigações e custos estabelecidos pela CrossRef e orientar e dar suporte no registro de metadados aos membros patrocinados sob sua responsabilidade.

As obrigações e custos dos membros patrocinados variam levemente de acordo com cada patrocinador, que terá sua própria política de preços e atividades. Normalmente os custos devidos ao membro patrocinado são relativos apenas à atribuição do DOI, mas outras taxas podem ser cobradas de acordo com as demandas e a política de preços do patrocinador. Em geral, a aquisição de números DOI por lotes permite preços mais vantajosos.

No blog da GeniusDesign há uma publicação em formato de FAQ com algumas dúvidas comuns que podem te ajudar a compreender a dinâmica deste serviço.

Custo

  • Entre R$ 15 e R$ 50,00 por objeto atribuído, de acordo com a quantidade de DOIs contratados no lote.

5. XML

O XMLeXtensible Markup Language, é um formato de arquivo de texto que se utiliza de <tags_de_marcação> para identificar os seus elementos. Assim, um documento de texto, como um artigo científico, pode ser formatado em XML e ter todos os seus metadados identificados.

Existe um padrão de tags próprio para identificar elementos de artigos científicos. Este padrão é o JATSJournal Article Tag Suite ou conjunto de etiquetas para artigos de periódicos, ou XML-JATS. Sua revista certamente precisará deste formato de composição final se pretender a indexação em bases como SciELO, Redalyc e PubMed. Estas bases utilizam este formato para importação dos artigos em suas bases e exportação de seus metadados para interoperabilidade entre sistemas.

Saiba mais sobre o XML neste post.

Custo

  • Entre R$ 50,00 e R$ 100,00.

6. Equipe

Neste último tópico, vamos dividir a equipe do seu periódico em 2 grupos: o técnico e o editorial. Isso não significa que, necessariamente, você precisa ter essa estrutura, mas vamos utilizar essa organização para diferenciar algumas tarefas importantes dentro do fluxo editorial de uma revista.

Não indicarei custos específicos neste tópico, pois a composição da equipe é variável, algumas atividades podem ser incorporadas por uma mesma pessoa e, habitualmente, são tarefas exercidas voluntariamente para aquisição de capital científico e acadêmico ou de maneira complementar a um vínculo profissional previamente existente.

Equipe técnica

As atividades técnicas necessárias para o bom gerenciamento de sua revista são:

  • Tecnologia da Informação (infraestrutura e suporte)
  • Revisão de texto
  • Design / Diagramação

Tecnologia da informação

As atividades necessárias de Tecnologia da Informação são, principalmente, relacionadas às configurações do sistema e plugins e ao suporte técnico na sua utilização. É verdade que muitas configurações do OJS podem ser feitas diretamente pela interface do sistema, com baixo grau de complexidade, mas haverão algumas necessárias que exigirão conhecimento específico de programação para configurar arquivos do sistema ou para ajustes de configuração de plugins. A atualização do sistema, por exemplo, é uma tarefa que demandará conhecimentos específicos e que não é possível de se realizar via interface do sistema.

Profissionais de TI que tenham conhecimento no OJS poderão solucionar problemas com maior êxito e velocidade. Este profissional pode ser encontrado no departamento de TI de sua instituição ou em serviços de hospedagem especializados. A contratação de um profissional de TI especificamente para atividades da revista representaria um custo muito elevado para a equipe e não é aconselhado para revistas de pequeno e médio porte.

Revisão de texto

A revisão de texto é uma atividade muito importante para uma revista científica. Cabe ao revisor de texto corrigir problemas ortográficos, gramaticais e normativos (citações, referências, regras de formatação, etc), a fim de deixar o manuscrito com a melhor qualidade possível. Imagine uma pesquisa relevante descrita em um texto repleto de erros de linguagem... não pega nada bem para o autor, nem para a revista.

Cabe a este papel também revisar os metadados dos artigos presentes no sistema e nas composições finais para publicação. A discordância de informações entre essas duas fontes de metadados podem gerar problemas significativos para critérios de indexação e recursos indexadores, como o DOI (Digital Object Identifier).

A atividade de revisão de texto pode ser realizada pelo próprio editor da revista, se esta possuir um volume baixo de artigos. Revistas que possuam ou pretendam possuir um fluxo significativo de artigos, como fluxo contínuo ou de periodicidade bimestral, por exemplo, exigirão mais do editor, o que poderia comprometer suas atividades gerenciais, editoriais e consultivas. Em casos assim, é recomendável que se convide alunos, bolsistas ou profissionais voluntários para contribuir com esta importante tarefa.

Revistas que possuam maior fluxo de submissões, estrutura e capacidade de investimento podem contratar um profissional especificamente para esta tarefa.

Design / Diagramação

Terminado o fluxo editorial de uma submissão, haverá ainda uma etapa fundamental para a qualidade da revista antes de sua publicação. Caberá ao designer preparar os formatos finais dos artigos, comumente em formato PDF, mas que podem ser também em diversos outros formatos: HTML, XML, EPUB, MP3 (áudio), MP4 (vídeo), entre outros. O designer é o profissional capacitado a compor os formatos finais com hierarquia visual e informacional adequadas, organização, estética e identidade institucional.

É claro que em situações de menor investimento, o formato final em PDF de um artigo e de uma edição pode ser gerado pelo próprio editor da revista, a partir de um documento Word, por exemplo, formatado sob normas da ABNT. Isso garantirá uma qualidade mínima de apresentação do seu periódico, mesmo que, à princípio, não ofereça diferenciais de experiência de leitura e branding.

Equipe editorial

Os papéis de uma equipe editorial são realizados, com frequência, por membros voluntários, pesquisadores convidados pelo editor ou conselho editorial. Assim, é comum que esta equipe não gere custos diretos para o orçamento da revista.

Conselho editorial

A equipe editorial de uma revista deve ser composta, minimamente, por um conselho editorial, além do editor. Este conselho editorial deve conter nomes de pesquisadores relevantes em suas áreas de atuação, a fim de chancelar o mérito científico do periódico. Muitas vezes tais membros possuem atividade limitada no dia-a-dia operacional da revista, mas são indispensáveis para atrair pesquisas inéditas para a revista.

Avaliadores

No dia-a-dia, o editor deverá contar com outros pesquisadores que estejam disponíveis para avaliar os trabalhos submetidos à revista. Essa equipe, em muitos casos, é totalmente voluntária e é convidada pelos pares da revista, pelo editor e pelo conselho editorial. Muitos avaliadores são convidados de outras instituições, por exemplo.

Editores adjuntos

Revistas multidisciplinares podem contar com editores adjuntos que assumirão a responsabilidade editorial dos artigos submetidos à sua área de conhecimento. Sua participação pode ser mais restrita ou efetiva no dia-a-dia da revista.


A estrutura acima pode ser totalmente ou parcialmente adaptada para a sua realidade. As informações presentes aqui não são uma norma, mas apenas fruto da nossa experiência de trabalho com diversas revistas pelo Brasil. Meu intuito foi fornecer subsídios para o planejamento das atividades, estrutura e custos para revistas que estejam iniciando suas atividades editoriais.

Espero que estas informações lhe ajudem em sua jornada. Se você vive uma realidade diferente em sua revista, sinta-se à vontade e convidado a compartilhar suas ideias também aqui na área de comentários.

Atualizado em Quarta, 06 Abril 2022 08:39
Eugênio Telles

Eugênio Telles

Eugênio Telles é publicitário pós-graduado em Marketing Digital pela ESPM-RJ, diretor executivo da GeniusDesign, empreendedor e podcaster.

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