Depois de revisar os recursos do OJS 3 e decidir que deseja continuar com a atualização, você precisará fazer um planejamento cuidadoso para garantir um processo tranquilo, interrupção mínima em sua programação de publicação e uma equipe editorial feliz. Muitas das mudanças estão relacionadas a recursos humanos (ou seja, treinamento e design visual), bem como técnicas, portanto, uma comunicação clara é importante em todas as fases.
Este post abordará o planejamento inicial e as etapas de recursos humanos do processo de atualização. Em um post futuro abordaremos sobre as etapas técnicas.
As principais etapas para concluir uma atualização são as seguintes:
- Decida se e quando você está pronto para atualizar para o OJS 3
- Decida qual a versão do OJS 3 que deseja utilizar
- Comunique-se sobre a atualização com sua equipe editorial ou contatos de periódicos
- Certifique-se de que seu servidor atenda aos requisitos do OJS 3 e modifique se necessário
- Faça um inventário
- Limpe o banco de dados de usuários existente
- Execute uma sandbox / ambiente de homologação
- Avalie, teste e solucione problemas em seu sandbox
- Planeje um novo tema / aparência do periódico
- Confirme se sua equipe está pronta para a atualização de produção
1. Decida se e quando você deseja atualizar
O desenvolvimento do OJS está em contínuo andamento e novas versões com novos recursos são lançadas a cada poucos meses. Você pode ser estratégico ao decidir quando atualizar com base em quando os recursos desejados estarão disponíveis. Por exemplo, se um plugin específico é importante para seus usuários e não estará disponível para OJS 3.x até o próximo ano, você pode esperar até o ano seguinte para fazer sua atualização principal.
Você também pode querer esperar até que uma nova versão do OJS tenha sido totalmente testada e livre de bugs, o que às vezes não é o caso imediatamente após seu lançamento oficial. É até comum encontrar bugs no lançamento de novas versões (Ex.: OJS 3.1, OJS 3.2, OJS 3.3). No entanto, se o OJS 3.x tiver todos os recursos principais de que você precisa, o agendamento da atualização envolverá ainda outras considerações descritas no decorrer desse texto.
- Identifique recursos essenciais usados em seu(s) periódico(s). Você deve discutir isso com sua(s) equipe(s) editorial(is) e garantir que tenha um entendimento completo de suas necessidades e fluxos de trabalho.
- Pesquisa sobre a versão do OJS 3.x pretendida, seus recursos e funções.
- Se uma versão do OJS 3 atende às suas necessidades, é hora de preparar suas equipes do periódico para a atualização. Isso pode envolver suporte editorial, técnico e de recursos humanos. Você precisará coordenar o momento da atualização com todos os envolvidos do periódico. O melhor momento para a atualização é quando o periódico não está em uma fase ativa do ciclo de publicação, e o horário específico da atualização deve ser agendado para quando todos os membros da equipe estarão disponíveis para realizar a atualização revisar o sistema imediatamente após a conclusão para detectar problemas e fazer as alterações necessárias.
2. Decida qual a versão do OJS 3 que deseja utilizar
Geralmente, o recomendado é atualizar para a versão mais recente do OJS. No entanto, se a versão mais recente for uma nova versão principal (por exemplo, OJS 3.1.0, OJS 3.2.0, OJS 3.3.0), você pode esperar até que a próxima versão secundária esteja disponível (por exemplo, OJS 3.1.0-1; OJS 3.2.0-1, OJS 3.3.0-1) porque geralmente uma nova versão principal tem alguns bugs inesperados que serão corrigidos na sua primeira versão secundária.
Verifique o site do PKP ou nossos posts aqui do blog para se atualizar sobre lançamentos ao tomar essa decisão.
3. Comunique-se sobre a atualização com sua equipe editorial ou com os contatos do periódico
Dependendo se você é uma instituição, uma editora que hospeda ou apóia vários periódicos científicos ou se você é o administrador de um único periódico, você pode se comunicar diretamente com a equipe editorial ou com o contato principal de cada periódico que se comunica ou apóia uma equipe editorial.
Anuncie a atualização para sua equipe editorial ou contatos de periódicos. A atualização afetará principalmente gerentes de periódicos, editores e editores de seção. Eles devem ser informados sobre as mudanças futuras, receber informações sobre como usar a nova versão do OJS e ter entrada no cronograma de atualização. É improvável que revisores e autores sejam afetados pela atualização e notarão poucas mudanças em seus fluxos de trabalho.
Determine qual treinamento e suporte serão necessários para sua equipe editorial antes e depois da atualização e como ele será fornecido.
4. Certifique-se de que seu servidor atenda aos requisitos do OJS 3 e modifique se necessário
Os requisitos de servidor recomendados para o OJS 3 são:
- PHP> = 7,2
- MySQL> = 4.1 ou PostgreSQL> = 9.1.5
- Apache> = 1.3.2x ou> = 2.0.4x ou Microsoft IIS 6
- Sistema operacional: qualquer sistema operacional compatível com o software acima, incluindo Linux, BSD, Solaris, Mac OS X, Windows
Como o PKP não tem recursos para testar todas as combinações possíveis de versões de software e plataformas, nenhuma garantia de operação ou suporte correto está implícita.
5. Faça um inventário do seu periódico
Antes de prosseguir com sua atualização, é altamente recomendável que você faça um inventário do seu periódico.
Durante a atualização, os seguintes itens serão movidos automaticamente do OJS 2 para o OJS 3:
- Submissões
- Usuários
- Definições de papéis / permissões
- Notícias
- Seções
⇒⇒⇒ É aconselhável que você salve uma cópia de todos os dados que aparecem nas páginas do seu diário para serem inseridos novamente no OJS 3.
Também pode ser útil ter capturas de tela de todas as configurações do periódico em OJS 2 para referência. Você notará que houve uma série de alterações feitas entre o OJS 2 e o OJS 3, portanto, as informações inseridas na Configuração no OJS 2 deverão ser inseridas em locais diferentes no OJS 3.
Os itens que precisarão ser recriados após o upgrade para o OJS 3 incluem o seguinte:
- Informações do periódico - Cabeçalho (masthead), Equipe Editorial, Permissões, etc.
- Personalizações - CSS, imagens, códigos de cores
- Configurações do periódico e informações textuais
- Plugins
- Páginas / Menus
- Links
- Arquivos
- Modelos de e-mail personalizados
- Formulários de revisor
- Blocos personalizados
- Uploads de PDF
Recomendamos que você salve todas as personalizações feitas na sandbox (imagens, CSS, textos) localmente para recarregar conforme necessário para a versão de produção final.
Se a instalação do OJS 2 tiver links para PDFs carregados ou outros arquivos (por exemplo, formulários de assinatura, acordos), eles precisarão ser carregados novamente para a Biblioteca do Editor e atualizados no hiperlink. O diretório de arquivos do OJS 2 não estará mais funcional após a atualização.
6. Limpe o banco de dados de usuário existente
A atualização do OJS 2 para 3 também é uma oportunidade para limpar todos os usuários que possam ser usuários de spam, o que é um problema comum no OJS, especialmente para instalações que existiam antes do PKP implementar o reCAPTCHA no registro da conta. Existem várias maneiras de identificar esses usuários, mas uma opção é por meio dos domínios de e-mail usados quando o usuário se inscreveu. Usando a seguinte consulta SQL, você ou o administrador do sistema podem identificar os domínios para identificar possíveis usuários de spam:
SELECT substring_index(email, '@', -1) domain, COUNT(*) email_count FROM users GROUP BY substring_index(email, '@', -1) -- If you want to sort as well: ORDER BY email_count DESC, domain; Depois de identificar os domínios que estão conectados a usuários de spam, você pode usá-los para criar uma lista de nomes de usuário para limpar com uma consulta:
SELECT * FROM users WHERE email LIKE "%@spam.com" OR email LIKE "%morespam.com" ... Com esta lista de nomes de usuário, você pode usar a ferramenta de mesclagem de usuários embutida do OJS (em seu diretório OJS em tools/mergeUsers.php) para limpar os usuários. Criamos um pequeno script bash para fazer isso, e o PKP também tem um processo que eles recomendam.
Você precisará criar uma conta de usuário na qual todas as contas possam ser mescladas, caso ainda não exista uma. Lembre-se de que embora seja quase impossível encontrar todos os usuários de spam em uma grande instância do OJS, você pode limpá-los significativamente, reduzindo assim a quantidade de dados em sua instância e tornando mais fácil para as equipes do periódico gerenciarem seus usuários. É importante usar a ferramenta de mesclagem em vez de excluir usuários de spam da tabela de usuários, pois a exclusão de usuários pode produzir erros graves em sua instalação.
7. Execute uma sandbox / ambiente de homologação
Faça uma cópia do seu OJS atual para uma sandbox ou servidor de homologação para que você possa rodar todas as ações nesse ambiente. Isso evitará que erros comprometam o site em produção e maior controle sobre as modificações necessárias.
8. Avalie, teste e solucione problemas em seu sandbox
Faça com que todos os membros da equipe do periódico que usam regularmente o site (por exemplo, gerentes de periódicos, editores e editores de seção) revisem o site sandbox e forneçam feedback. Este é um excelente momento para fornecer treinamento no uso do novo sistema, se você planeja fazê-lo. Se você descobrir que a funcionalidade crítica não está disponível na nova versão, considere adiar a atualização ou pensar em maneiras de acomodar as diferenças de funcionalidade.
Este tabém é um excelente momento para revisar o fluxo de trabalho da revista. A equipe do periódico pode querer tirar proveito dos novos recursos ou apenas melhorar o fluxo de trabalho existente enquanto treina a equipe no uso do novo sistema.
Certifique-se de que a equipe do periódico entenda que as alterações feitas no site da sandbox não serão incorporadas ao site de produção após a atualização. Mantenha uma lista de todas as alterações no conteúdo e na estrutura solicitadas durante a revisão do site da sandbox para que possam ser aplicadas ao site de produção imediatamente após a atualização.
9. Planeje um novo tema / aparência do periódico
O OJS 3 lida com os temas do site de maneira diferente das versões anteriores do software, portanto, a aparência do seu diário será alterada. Você terá novas opções para personalizar este aspecto do site de seu periódico por meio da seleção atual de temas.
Se você aplicou temas personalizados ao seu periódico no OJS 2, esse tema não será exibido corretamente no OJS 3. Você pode optar por usar um dos temas disponíveis no OJS 3 ou criar um novo tema personalizado que funcione com o OJS 3. Se você criar um novo tema personalizado, você deve desenvolvê-lo antes da atualização para que possa colocá-lo no local de produção imediatamente após a atualização.
10. Confirme se sua equipe está pronta para a atualização de produção
Embora você tenha se comunicado com os vários membros da equipe ao longo deste processo, é importante verificar com cada membro individual da equipe para confirmar se eles estão prontos para prosseguir com a atualização. A atualização do OJS 2 para o OJS 3 é uma grande mudança que, dependendo do periódico, pode envolver muitas partes interessadas com papéis grandes ou pequenos na atualização. Verifique com cada membro da equipe para confirmar se eles estão prontos para a atualização.
Quando estiver pronto para prosseguir com a atualização, comunique à(s) equipe(s) do periódico:
- A(s) data(s) de atualização
- O tempo de inatividade durante o qual o site da revista estará indisponível
- Congelar conteúdo se você estiver preparando a criação / modificação de novos conteúdos antes da atualização
- Contatos de suporte para consultas e assistência
Se a atualização envolver tempo de inatividade ou congelamento para novo conteúdo, certifique-se de solicitar a confirmação do recebimento por e-mail assim que as datas forem anunciadas.
Essa é a primeira parte importante para você planejar a atualização do seu OJS 2 para a versão 3.x. Siga atentamente os passos recomentados nesse post e vá documentando cada passo dado para que possa retornar ao último "checkpoint".
Em breve traremos um novo post abordando a parte técnica da atualização.
Se precisar de alguma ajuda, fale conosco que podemos te ajudar em todo esse processo.
